Assistant administratif à l'administration générale

Missions et savoir faire

• Gestion du courrier
• Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants ;
• Affranchissement ;
• Gestion des demandes des services pour l’envoi en nombre.
• Assistanat de Direction
• Saisie de diverses notes de service ou internes ;
• Suivi de dossiers ;
• Gestion des agendas de la Direction Générale ;
• Gestion des appels téléphoniques ;
• Gestion des réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique.
• Gestion des assemblées
• Gestion administrative des commissions municipales ;
• Gestion du Conseil Municipal :
• Rédaction de certaines délibérations liées à l’administration générale ;
• Relecture et mise en page des projets de délibérations ;
• Envoi de la convocation ;
• Préparation du matériel et présence au conseil ;
• Gestion des procurations ;
• Préparation du compte-rendu du conseil ;
• Envoi des délibérations au contrôle de légalité ;
• Suivi de conseil ;
• Gestion administrative des actes en polyvalence ;
• Via l’outil webdelib : mise en signature, envoi au contrôle de légalité ;
• Publication des actes via l’outil en ligne Publi’Act
• Reliures des registres
• Gestion des demandes de consultation d’archives

Savoirs

• Connaissance du fonctionnement des collectivités ;
• Maîtrise des procédures administratives ;
• Maîtrise des outils informatiques (Microsoft office) et idéalement des outils métiers : Elise (GED), WebDelib, I-Delibre, Slow, I-Parapheur, Publi’Act ;
• Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité.

Savoir-être

• Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle ;
• Garant d’une éthique de service public, du respect des textes, de la qualité d’accueil des usagers ;
• Sens de l’organisation, rigueur ;
• Esprit d’initiative ;
• Sens du relationnel et maîtrise de soi ;
• Savoir travailler en équipe ;
• Autonomie. 

Cadre statutaire

• Adjoint administrative – Catégorie C
• Filière administrative

Avantages
Une participation à la mutuelle - Des tickets restaurant - Une prime annuelle - Une adhésion au Comité national des œuvres sociales

Envoyez votre CV et lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire par mail à rh@divonne.fr ou au 73 avenue des Thermes 01220 Divonne-les-Bains