Assistant administration services techniques (H/F)
Poste occupé : Assistante administration Services Techniques
Service : Direction des Services Techniques
Activités
Activités principales
- Secrétariat courant de la Directrice Générale des Services Techniques
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Accueil physique et téléphonique
- Organisation et planification de réunions
- Comptabilité – Finances
- Communication
- Gestion et valorisation des déchets
- Gestion administrative des véhicules et engins
Savoir-faire
Secrétariat courant de la Directrice Générale des Services Techniques
- Gestion et organisation de l’agenda de la directrice générale des services techniques
- Préparation des dossiers en préparation des réunions
- Classement des documents et des dossiers
- Collaboration avec les assistantes administratives du DGS et de la DGA
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prise de note et mise en forme de tous types de documents (courrier, compte-rendu, note,…)
- Classement et archivage des documents
- Accueil physique et téléphonique
- Renseigner et orienter les interlocuteurs vers les personnes compétentes
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, courriers et courriels
- Organisation et planification de réunions
- Rédaction des ordres du jour en fonction des directives transmises
- Transmission des convocations
- Prise de note et rédaction des comptes-rendus
Comptabilité – Finances
- Saisie de bons de commande et suivi
- Extraction budgétaire à la demande et mensuellement (consommations de crédits, lignes marchés…)
- Gestion et suivi de l’exécution budgétaire, alertes
Communication
- Synthèse mensuelle à destination du service communication
- Récupération d’informations auprès des techniciens
- Suivi du tableau de gestion des informations,
Gestion et valorisation des déchets
- Gestion des procédures liées aux déchets, dépôts sauvages
- Suivi et gestion des bacs de collecte
Gestion administrative des véhicules et engins
- Carburant, consommables, édition moyennes et des écarts
- Suivi de la sinistralité et de l’état du parc
Savoirs
- Maîtrise des règles de l’expression écrite et orale
- Maitrise des techniques de secrétariat (compte rendu – tableaux de bord)
- Maitrise des outils bureautiques (Microsoft office)
- Utiliser des logiciels professionnels de gestion
Savoir-être
- Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle
- Sens de l’organisation, rigueur
- Esprit d’initiative et de synthèse
- Sens du relationnel
- Savoir travailler en équipe
- Autonomie
Situation fonctionnelle
Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services Techniques
Conditions d’exercice de l’emploi
- Travail en bureau
- Horaires fixes
- Travail ponctuel le soir pour les commissions et groupes de travail
- Respect des obligations de réserve et de confidentialité
Autonomie – Responsabilité
- Autonomie dans l’organisation du travail dans le cadre des priorités
- Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
Relations fonctionnelles
- Relations fréquentes avec les services de la commune
- Relations avec les élus
Moyens techniques
- Outils bureautiques
- Logiciel gestion de courriers, gestions des actes
Cadre statutaire
Adjoint administratif – catégorie C
Filière administrative
Adresser candidature (lettre, CV détaillé ) à la Mairie Service des Ressources Humaines 73, avenue des Thermes 01220 Divonne-les-Bains ou par mail à rh@divonne.fr
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