Assistant(e) du maire

A temps complet

(Cadre d’emploi des adjoints administratifs)

Sous l’autorité du directeur de cabinet.

 

Missions

- Organisation de la vie du maire

- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques

- Accueil physique et téléphonique au cabinet du maire

- Organisation et planification de réunions et d’évènements protocolaires

 

Profil

Savoir-Faire

- Organisation de la vie du maire :

o    Organiser et gérer  l’agenda du maire

o    Organiser les déplacements du maire

o    Transmettre les messages

 

- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :

 

o    Prendre des notes et mettre en forme tous type de documents

o    Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers

o    Organiser le classement et l’archivage des dossiers

o    Réaliser et diffuser la revue de presse

 

- Accueil physique et téléphonique au cabinet du maire:

 

o    Recevoir, filtrer et transmettre les appels, messages téléphoniques et courriers

o    Renseigner les interlocuteurs et relayer vers la personne compétente si nécessaire

 

- Organisation et planification de réunions et d’évènements protocolaires:

 

o    Assurer l’organisation logistique d’une réunion ou d’un évènement

o    Transmettre les convocations et invitations

o    Prendre des notes et rédiger des comptes rendus

o    Participer à l’organisation des différents évènements protocolaires

 

Savoirs

- Connaissance du fonctionnement des collectivités

- Maitrise des outils bureautiques

- Technique de secrétariat

- Tableau de bord et outils de planification

 

Savoir-Être

- Respect des obligations de neutralité et discrétion professionnelle

- Garant d’une éthique de service public, du respect des textes et de la qualité d’accueil des usagers

- Qualités relationnelles et de maitrise de soi

- Sens de l’organisation, rigueur et autonomie

- Esprit d’initiative

- Disponible

- Savoir travailler en équipe

 

Caractéristique du poste

Conditions d’exercice du poste

- Horaires : temps plein du lundi au vendredi

- Travail en soirée pour certaines manifestations ou réunions

- Respect des obligations de réserve et de confidentialité

Autonomie - Responsabilité

- Autonomie dans l’organisation du travail sous la responsabilité du directeur de cabinet 

Relations fonctionnelles

- Relations directes avec les élus

- Relations fréquentes avec la population

- Relations fréquentes avec la direction générale

Moyens techniques

- Matériel informatique

 

Rémunération

- Rémunération statutaire (adjoint administratif)

- Régime indemnitaire

- Prime annuelle

- Ticket restaurant

- Participation mutuelle

Adresser candidature (Lettre et CV détaillé)  avant le 15 juillet 2020, à Monsieur le Maire, 73 avenue des thermes – 01220 Divonne-les-Bains ou par courriel à rh@divonne.fr

 

Flash Info